PRIVACY: Quando è lecita la richiesta della fotocopia del documento d’identità?  

Questa è la domanda che ci rivolgono molti consumatori in seguito al crescente fenomeno del “furto d’identità”. Fenomeno, questo, favorito principalmente dal rilascio della fotocopia di un nostro documento di identità

ad esempio ad un cassiere della banca per aprire un conto corrente oppure ad un addetto di una compagnia telefonica per il rilascio di una scheda SIM. Per cui capita spesso che ci ritroviamo conti correnti aperti a nostro nome senza saperlo, beni mai acquistati, rate di prestiti mai richiesti.

È bene sapere che secondo il Garante della Privacy esistono soltanto due casi in cui la legge autorizza la richiesta della copia fotostatica non autenticata del documento di identità personale:
1) per acquistare la scheda del telefonino (S.I.M.), come previsto dall’art. 6, comma 2, della legge 31 luglio 2005 n. 155, in materia di contrasto al terrorismo internazionale, che ha modificato l’art. 55 del d.lgs. 1 agosto 2003 n. 259 (codice delle comunicazioni elettroniche);
2) nei casi che la richiesta ci venga fatta da una pubblica amministrazione o da gestori di pubblici servizi (es. compagnie elettriche e del gas), al fine di acquisire informazioni relative a stati, qualità personali e fatti, come previsto dall’art. 45 del d.P.R. del 28 dicembre 2000 n. 445.
Al di fuori di queste ipotesi, non vi è un obbligo generalizzato del rilascio di un nostro documento d’identità personale.

A fronte di queste due sole ipotesi contemplate dalla legge come obbligo di rilasciare la copia fotostatica del documento, al Garante sono giunte numerose segnalazioni e richieste di parere riguardanti la condotta di taluni istituti di credito ed uffici postali che, in occasione dell’effettuazione di operazioni bancarie o postali, identificano il cliente chiedendo l’esibizione di un documento d’identità, talora anche acquisendone copia. I casi sottoposti al Garante sono di diverso tipo ed attengono ad ordinarie operazioni di versamento, a pagamenti e ad altre disposizioni impartite dalla clientela; in prevalenza, riguardano però casi di presentazione per il pagamento di assegni o vaglia postali.

Il garante ha risposto al quesito con provvedimento del 27.10.2005 nel modo seguente:

“In proposito, appare necessario distinguere tra la necessità di identificare la persona e le modalità con cui ciò avviene.

L’identificazione di chi effettua un’operazione è prescritta a volte da una disposizione normativa, oppure può essere necessaria per eseguire obblighi derivanti dal contratto o per adempiere a specifiche richieste precontrattuali dell’interessato. Il consenso non è quindi necessario (art. 24, comma 1, lett. b), del Codice).

L’interessato deve essere però edotto della circostanza, almeno al momento in cui si instaura il rapporto contrattuale, anche nell’ambito di un’informativa di carattere generale fornita una tantum al cliente.

L’interessato va identificato con modalità comunque proporzionate caso per caso, avendo anche riguardo alla circostanza se l’operazione è effettuata di persona, oppure on-line.

La banca o l’ufficio postale ha l’onere di verificare l’identità dell’interessato basandosi su idonei elementi di valutazione.

Tali elementi possono basarsi:

  1. a) sulla conoscenza personale;
    b) su atti e documenti acquisiti in precedenza anche all’atto dell’instaurazione del rapporto;
    c) sull’esibizione di un documento di riconoscimento che risulti obiettivamente necessaria nel caso concreto;
    d) nell’eventuale annotazione degli estremi del documento esibito.

La richiesta di produrre, anche per via telematica, la copia di un documento di riconoscimento, e la sua conservazione, possono invece ritenersi giustificate solo se:

  1. una disposizione normativa prevede espressamente l’acquisizione e la conservazione temporanea di tale copia, oppure se
  2. la banca o l’ufficio postale deve poter dimostrare di aver identificato l’interessato con modalità più accurate, stante il particolare contesto od operazioni da svolgere. In questi ultimi casi può rientrare anche quello del presentatore sconosciuto di un assegno (o di un vaglia): l’acquisizione del relativo documento è da ritenersi legittima considerate le responsabilità della banca o dell’ufficio postale in relazione ai pagamenti che vanno effettuati, con la necessaria diligenza, solo al creditore (cfr. anche art. 1189 cod. civ. e artt. 43 e 86 r.d. 21 dicembre 1933, n. 1736; Cass. 3 aprile 1993, n. 4048; Cass. 3 aprile 1992, n. 4087).

In applicazione del principio della pertinenza e di non eccedenza nel trattamento dei dati occorre comunque evitare di acquisire più volte copie di documenti già disponibili agli atti, di non utilizzarle ad altri fini e di assicurare che l’accesso alle informazioni sia consentito solo nelle indicate ipotesi e solo da chi ne abbia titolo anche all’interno della banca o dell’ufficio postale. Va comunque evitata, in ogni fase, anche ogni inutile lettura dei dati con ascolto non necessario da parte di soggetti estranei, assicurando l’opportuno riserbo nelle operazioni allo sportello.

Gli istituti bancari e gli uffici postali devono garantire l’elevata professionalità di quanti, a qualsiasi titolo, sono autorizzati a richiedere o conservare i documenti esibiti o acquisiti in copia, con l’onere di assicurare una particolare preparazione in materia di protezione dei dati personali”.

 

Il consiglio è, dunque, quello di fare molta attenzione a chi ci richiede la copia del documento d’identità senza averne titolo per legge. In ogni caso, nel momento in cui si rilascia la fotocopia del documento,  è consigliabile scrivere sopra lo stesso: il nome della società/professionista/associazione/persona che lo richiede ed il motivo per cui viene rilasciato, ad es. scrivere “si rilascia alla società Alfa per trattamento dei dati personali”.

Nel caso abbiate subito furti d’identità, vi invitiamo a farci pervenire le vostre segnalazioni all’Unione Nazionale consumatori Delegazione di Pomezia.

 

Avv. Daniele Autieri, Responsabile dell’UNC Delegazione di Pomezia (tel. 069122006 – cell 3299693762)

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